Xác thực dữ liệu trong Google Trang tính là điều cần thiết để đảm bảo bạn có đúng loại dữ liệu trong bảng tính của mình. Điều này đặc biệt đúng khi nói đến bảng tính được chia sẻ. Thông thường, bạn không muốn những người dùng khác vô tình làm rối tung các tham số. Hãy tham gia cùng chúng tôi khi chúng tôi đi sâu vào xác thực dữ liệu Google Trang tính.
Danh mục bài viết
Xác thực dữ liệu trong Google Trang tính là gì?
Xác thực dữ liệu là một cách định dạng Trang tính cho phép nó xác định loại đầu vào mà bạn có thể thêm vào bảng tính. Google Trang tính có thể đưa ra thông báo lỗi hoặc từ chối dữ liệu nhập nếu dữ liệu nhập của người dùng không nằm trong phạm vi dữ liệu hoặc không phải là loại mà ô yêu cầu.
Tại sao xác thực dữ liệu lại quan trọng
Khi viết một bài tập hoặc một blog, chúng tôi kiểm tra công việc của mình để đảm bảo rằng các từ có nghĩa trong ngữ cảnh và không có bất kỳ lỗi ngữ pháp hoặc thực tế nào. Xác thực dữ liệu trong Trang tính về cơ bản là cùng một khái niệm vì nó cho phép bạn đặt các tham số cụ thể xung quanh văn bản, số, ngày tháng và đơn vị tiền tệ để ngăn người dùng mắc bất kỳ lỗi nào.
Ví dụ: giả sử bạn muốn nhập điểm của học sinh trong một bài kiểm tra và điểm chỉ có thể nằm trong khoảng từ 0 đến 100. Với xác thực dữ liệu, bạn có thể giới hạn đầu vào để lỗi hiển thị nếu người dùng nhập một số lớn hơn 100 hoặc nhỏ hơn 0. Đối với doanh nghiệp, điều này có thể quan trọng vì ngày mua sản phẩm không thể sớm hơn ngày sản phẩm được phát hành.
Xác thực dữ liệu cũng có thể ngăn người dùng nhập các từ sai chính tả hoặc các giá trị không mong muốn bằng cách hạn chế lựa chọn trong menu thả xuống hoặc chọn từ một phạm vi cụ thể. Một ví dụ là khi nhập địa chỉ, một số người dùng có thể nhập tên tiểu bang đầy đủ như “Texas” trong khi những người khác có thể chọn sử dụng chữ viết tắt “TX”. Sử dụng các hộp thả xuống phụ thuộc với xác thực dữ liệu có nghĩa là người dùng chỉ có thể chọn một cách nhập tên tiểu bang, điều này giúp tránh sự khác biệt trong dữ liệu.
Lý do sử dụng xác thực dữ liệu
Có một số lý do để sử dụng tính năng xác thực dữ liệu trong Trang tính. Một số trong số họ là:
- Nhận dữ liệu chính xác: khi bạn thiết lập các tham số xung quanh việc nhập dữ liệu trong bảng tính của mình, người dùng sẽ không thể nhập dữ liệu không chính xác hoặc dữ liệu không được định dạng đúng, vì Google Trang tính sẽ nhận ra dữ liệu nhập sai và thông báo cho người dùng tương ứng.
- Đảm bảo tính nhất quán: Dữ liệu trông nhất quán hơn nhiều khi bạn đảm bảo rằng dữ liệu trong hàng hoặc cột tuân theo cùng một quy tắc. Ví dụ: điều này giúp việc tìm kiếm thành phố hoặc quốc gia dễ dàng hơn vì tên sẽ giữ nguyên cho mỗi giá trị.
- Tìm kiếm dễ dàng: Khi xác thực dữ liệu được áp dụng cho tập dữ liệu, việc tìm kiếm sẽ trở nên dễ dàng hơn vì tất cả các phần tử đều có cùng tên, đảm bảo kết quả nhất quán và chính xác hơn nhiều.
- Kiểm soát đầu vào của người dùng: Xác thực dữ liệu rất hữu ích khi bạn chia sẻ bảng tính của mình trong thời gian thực với những người dùng khác, vì bạn có toàn quyền kiểm soát dữ liệu mà họ có thể nhập vào trang tính.
- Tiết kiệm thời gian: Vì xác thực dữ liệu cho phép bạn kiểm soát dữ liệu nhập vào trang tính, bạn sẽ không phải đọc qua và chỉnh sửa dữ liệu. Xác thực dữ liệu sẽ tự động làm điều đó cho bạn.
Cách sử dụng Xác thực dữ liệu trong Google Trang tính
Dưới đây là một số ví dụ về tính năng xác thực dữ liệu của Google Trang tính đang hoạt động.
Đặt giới hạn số bằng xác thực dữ liệu
Trong ví dụ này, chúng tôi có một tập dữ liệu chứa tên của bảy sinh viên và khoảng trống để nhập điểm của họ trong một bài kiểm tra. Các điểm chỉ có thể nằm trong khoảng từ 0 đến 100. Hãy xem cách bạn có thể sử dụng xác thực dữ liệu Google Trang tính để thực hiện việc này:
- Nhấp và kéo con trỏ qua các ô mà bạn muốn áp dụng xác thực dữ liệu.
- Bây giờ, bấm vào Tiêu chuẩn tùy chọn và chọn Ở giữa tùy chọn trong trình đơn thả xuống.
- Bạn sẽ thấy hai hộp văn bản bên dưới tùy chọn tiêu chí cho phép bạn đặt giá trị tối thiểu và tối đa. Trong trường hợp này, chúng tôi đã sử dụng 0 Và 100 giá trị, tương ứng.
- Ở phía dưới cùng, bạn có thể chọn những gì Google Trang tính sẽ làm Nếu dữ liệu không hợp lệ. Trong trường hợp này, chúng tôi chỉ muốn Google Trang tính Hiển thị cảnh báo.
- bấm vào màu xanh lá cây Xong nút để lưu các thay đổi.
Bây giờ khi chúng ta nhập các giá trị từ 0 đến 100, chúng sẽ được Sheets chấp nhận mà không hiển thị lỗi. Tuy nhiên, khi một giá trị nhỏ hơn 0 hoặc lớn hơn 100 được thêm vào, Google Trang tính sẽ hiển thị lỗi thông qua một hình tam giác nhỏ màu đỏ ở trên cùng bên phải của ô. Nếu bạn di chuột qua hình tam giác, nguyên nhân đầy đủ của lỗi sẽ hiển thị.
Có liên quan: Cách tạo nhiều lựa chọn trong danh sách thả xuống trong Google Sheets
Tạo danh sách thả xuống bằng xác thực dữ liệu
Trong ví dụ này, chúng tôi muốn nhập tháng sinh của nhiều sinh viên vào một cột. Vì chỉ có thể chọn tháng sinh trong 12 tháng, nên chúng tôi có thể sử dụng xác thực dữ liệu Google Trang tính với nhiều lựa chọn để tạo menu thả xuống. Đây là cách để làm điều này:
- Nhấp và chọn các ô bạn muốn áp dụng xác thực dữ liệu.
- Chúng tôi có một phạm vi ô trong bảng tính chứa các tháng trong một năm. Ghi chú: Bạn cũng có thể có dữ liệu cho menu thả xuống trong một trang tính khác và thực hiện xác thực dữ liệu Google Trang tính từ một trang tính khác.
- chọn Danh sách thả xuống (từ một phạm vi) tùy chọn trong Tiêu chuẩn để thêm chúng vào danh sách thả xuống.
- Với phạm vi ô được thêm vào danh sách thả xuống, nhấp vào màu xanh lá cây Xong nút để lưu các thay đổi.
Bây giờ, bạn sẽ thấy một biểu tượng hình viên thuốc trong ô nơi bạn có thể truy cập danh sách thả xuống. Nhấp vào nó để hiển thị menu thả xuống, nơi bạn có thể xem các tham số đã thêm.
Sử dụng công thức tùy chỉnh với xác thực dữ liệu
Bạn cũng có thể sử dụng công thức tùy chỉnh kết hợp với xác thực dữ liệu để đạt được kết quả cụ thể, vì công thức tùy chỉnh cho phép bạn đặt tiêu chí cụ thể không được tích hợp trong menu xác thực dữ liệu. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng công thức LEN để đảm bảo rằng độ dài của các ký tự trong một ô nhỏ hơn năm ký tự.
Đây là cách bạn có thể sử dụng công thức tùy chỉnh xác thực dữ liệu Google Trang tính:
- Nhấp và chọn các ô bạn muốn áp dụng xác thực dữ liệu.
- bên trong Quy tắc xác thực dữ liệu menu, nhấp vào tùy chọn bên dưới Tiêu chuẩn và chọn Công thức tùy chỉnh là.
- Một hộp văn bản mới sẽ xuất hiện nơi bạn có thể nhập công thức. Nhập công thức mong muốn vào đây.
- bấm vào màu xanh lá cây Xong nút để lưu các thay đổi.
Khi công thức được thực hiện, các ô có số cao hơn 4 ký tự sẽ được tô sáng.
Kiểm tra ngày với xác thực dữ liệu
Bạn cũng có thể kiểm tra ngày bằng xác thực dữ liệu Google Trang tính để kiểm tra xem ngày đó có trước, sau hay cùng ngày hay không. Trong ví dụ này, chúng tôi muốn kiểm tra ngày nộp bài tập để làm nổi bật những sinh viên nộp bài tập muộn.
Đây là cách để làm điều này:
- Nhấp và chọn các ô bạn muốn áp dụng xác thực dữ liệu.
- Dưới Tiêu chuẩnchọn Ngày vào hoặc trước tùy chọn. Điều này sẽ hiển thị một hộp văn bản nơi bạn có thể chọn xem bạn muốn kiểm tra ngày hiện tại, ngày mai hay hôm qua.
- Vì chúng tôi muốn chỉ định một ngày cụ thể, chúng tôi sử dụng công thức DATE để nhập ngày.
- bấm vào màu xanh lá cây Xong nút để lưu các thay đổi.
Ngay sau khi công thức được thực thi, các ngày sẽ được đánh dấu để hiển thị ngày vượt quá ngày đã chỉ định. Di con trỏ chuột của bạn sẽ hiển thị thông báo bật lên cho biết lý do xác thực dữ liệu không thành công.
Có liên quan: Công cụ chọn ngày trên Google Trang tính – Hướng dẫn từng bước dễ dàng
Câu hỏi thường gặp
Tại sao Xác thực dữ liệu của tôi không hoạt động trong Google Trang tính?
Một lý do khiến việc xác thực dữ liệu có thể không hoạt động bình thường trong Google Trang tính là khi các công thức hoặc giá trị được dán trực tiếp vào Google Trang tính. Việc dán dữ liệu bên trong bảng tính Google sẽ bỏ qua quá trình xác thực dữ liệu, đó là lý do tại sao nó có thể không được áp dụng đúng cách. Điều này khá phổ biến với các hộp kiểm và menu thả xuống. Để khắc phục điều này, hãy làm mới bảng tính và nhập lại các giá trị trong các ô để buộc Google Trang tính làm mới xác thực dữ liệu trong hàng hoặc cột cụ thể đó.
Làm cách nào để thay đổi xác thực dữ liệu trên nhiều ô trong Google Trang tính?
Để thay đổi xác thực dữ liệu trên nhiều ô, hãy giữ nút Ctrl trên bàn phím của bạn và chọn các ô bạn muốn áp dụng xác thực dữ liệu. Với các ô được chọn, bấm vào Dữ liệu và chọn Xác nhận dữ liệu lựa chọn. bên trong Quy tắc xác thực dữ liệu thực đơn, chọn Tiêu chuẩn và lưu các thay đổi bằng cách nhấp vào màu xanh lá cây Xong cái nút.
kết thúc
Có liên quan:
![Cách sử dụng Hàm COUNTIF trên Google Trang tính [Easy Guide]](Untitled-29.png "Cách sử dụng Hàm COUNTIF trên Google Trang tính [Easy Guide]")
