Các đơn đặt hàng không chính xác, thiếu hụt và gián đoạn chuỗi cung ứng đều là kết quả của việc giao tiếp kém và các vấn đề về quy trình không hiệu quả. Nếu sở hữu một doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể biết rằng việc quản lý yếu kém như vậy có thể dẫn đến chi tiêu và dự trữ quá mức (và tác động tiêu cực đến dòng tiền của bạn).
Các công cụ để kiểm soát mua hàng và mua sắm có thể tốn kém và quá phức tạp đối với các doanh nghiệp nhỏ. Nhưng thay vì sử dụng một hệ thống lỏng lẻo để quản lý đơn đặt hàng và mua sắm, hãy xem xét Google Trang tính. Đó là một công cụ miễn phí và thân thiện với người dùng để tạo các mẫu đơn đặt hàng và hệ thống quản lý của riêng bạn.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo một mẫu đơn đặt hàng và chúng tôi cũng sẽ cung cấp cho bạn một mẫu miễn phí cho các đơn đặt hàng.
Truy cập mẫu
Thủ tục thanh toán: Các khóa học Udemy siêu dễ học để thành thạo Google Sheets – với mức chiết khấu lớn!
Danh mục bài viết
Tài liệu đặt hàng mua là gì?
Nói một cách đơn giản: Chứng từ đặt hàng là hợp đồng của người mua khi mua hàng của người bán.
Khi một công ty đặt hàng với các nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp của mình, bộ phận mua hàng sẽ phát hành một tài liệu nguồn thương mại được gọi là đơn đặt hàng. Tài liệu chứa thông tin về các mặt hàng sẽ được mua, bao gồm:
- các loại
- Số lượng
- Giá cả
- Ngày mua
- điều khoản thanh toán
Lợi ích của việc sử dụng Mẫu đơn đặt hàng trên Google Trang tính
Các chương trình bảng tính như Google Trang tính được thiết kế để tạo mẫu đơn đặt hàng và sửa đổi mẫu đó theo yêu cầu của bạn. Có rất nhiều lợi ích, bao gồm:
khả năng tiếp cận
Vì Google Trang tính dựa trên đám mây nên bạn có thể truy cập dữ liệu đơn đặt hàng từ bất kỳ vị trí nào – bất kỳ lúc nào – miễn là bạn có kết nối Internet. Ngoài ra, bạn sẽ không phải chi tiền cho phần mềm đắt tiền và không cần thiết.
Uyển chuyển
Sử dụng Google Trang tính, bạn có thể dễ dàng tạo một hệ thống dành riêng cho doanh nghiệp của mình. Bạn có thể sửa đổi và mở rộng nó theo thời gian – mà không cần hỗ trợ CNTT.
Dễ sử dụng
Việc sử dụng Google Trang tính không yêu cầu đào tạo chuyên sâu. Nó khá đơn giản để hiểu, ngay cả đối với người mới bắt đầu. Nếu có một chủ đề hơi khó hiểu, thì luôn có sẵn các tài nguyên và tài liệu tuyệt vời. Ngoài ra, Google Trang tính cũng có khả năng chống thay đổi và dễ bảo trì.
khả năng tương thích
Các công ty ngày nay sử dụng nhiều phần mềm khác nhau để trợ giúp bán hàng, quảng cáo, quản lý dự án, v.v. Bằng cách sử dụng Google Trang tính (và nhiều tùy chọn Plugin có sẵn), thật đơn giản để tích hợp dữ liệu của bạn với/từ nhiều phần mềm/ứng dụng khác nhau. Google Trang tính giúp bạn dễ dàng nhập dữ liệu từ nhiều bộ phận khác nhau của doanh nghiệp và giữ dữ liệu đó tập trung.
Google Trang tính cũng là hệ điều hành bất khả tri, nghĩa là nó được hỗ trợ bởi tất cả các hệ điều hành chính như iOS, Windows và Linux.
Hướng dẫn đơn giản để làm một Mẫu đơn đặt hàng trong Google Trang tính
Bạn có thể tạo mẫu đơn đặt hàng trong Google Trang tính dành cho doanh nghiệp bằng cách thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Mở Google Trang tính
Tìm kiếm trên trình duyệt của bạn và mở Google Trang tính từ thiết bị của bạn.
Bước 2: Chọn Mẫu PO
Chọn Mẫu đơn đặt hàng từ thư viện Google Trang tính.
GHI CHÚ: Đảm bảo đặt tên cho mẫu PO này để dễ dàng xác định vị trí trên thiết bị của bạn.
Bước 3: Tạo danh mục
Từ góc dưới cùng bên trái của màn hình, nhấp vào dấu “+” để tạo các trang tính mới và đổi tên chúng theo nhu cầu của bạn. Bạn luôn có thể thay đổi những tên này bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp chuột phải và chọn “đổi tên”.
Chúng tôi khuyên bạn nên thêm các trang tính sau:
- máy bán hàng
- MẶT HÀNG
- NHÀ BÁN HÀNG
- ĐĂNG NHẬP PO
- CÀI ĐẶT
- PRINT PO (sẽ chứa đơn đặt hàng cuối cùng mà bạn có thể in và/hoặc chia sẻ dưới dạng kỹ thuật số).
MỘT mẫu lệnh sản xuất trong Google Trang tính nên trông giống như thế này:
Bước 4: Điền từng trang tính
Bảng NHẬT KÝ PO
Trong tờ PO LOGS, hãy lưu trữ tất cả các chi tiết liên quan về đơn đặt hàng của bạn: số PO, tên nhà cung cấp, ngày phát hành, ngày giao hàng, tổng số đơn đặt hàng, v.v.
Bảng nhà cung cấp
Bảng VENDOR của bạn phải bao gồm thông tin chi tiết về nhà cung cấp: tên công ty, địa chỉ đường phố, thành phố, tiểu bang, mã ZIP, số điện thoại, địa chỉ email, thuế suất, v.v.
BẢNG MẶT HÀNG
Trong trang MẶT HÀNG của bạn, hãy thêm mô tả về các mặt hàng của bạn, chẳng hạn như số mặt hàng, mô tả, đơn giá, v.v.
Tờ POS
POS là quan trọng nhất vì đây là nơi bạn sẽ tổng hợp tất cả dữ liệu cần thiết cho đơn đặt hàng. Trang tính này phải có các hàng sau:
BƯỚC 5: Xác thực dữ liệu
Để đơn giản hóa mục nhập dữ liệu, hãy thêm quy tắc xác thực dữ liệu vào các hàng sau:
NHÀ BÁN HÀNG
Thêm quy tắc xác thực dữ liệu vào hàng này để có thể chọn nhà cung cấp từ trang tính của nhà cung cấp.
Bước 1: Chuyển đến Dữ liệu và sau đó nhấp vào Xác thực dữ liệu
Bước 2: Nhấp vào Thêm quy tắc từ menu xác thực dữ liệu và chọn ô mà bạn muốn thêm quy tắc. Trong trường hợp này, ô B6 trong trang tính POS. Chọn tiêu chí dưới dạng danh sách thả xuống (từ một phạm vi).
Bước 3: Chọn phạm vi là VENDORS!A2:A4 (vì đây là phạm vi có tên của nhà cung cấp).
Đây là giao diện trình đơn thả xuống của bạn sau khi được thêm vào:
NGÀY XUẤT HÀNG
Thêm quy tắc xác thực dữ liệu vào hàng này để đảm bảo rằng giá trị đã nhập là ngày hợp lệ.
Bước 1: Chuyển đến Xác thực dữ liệu một lần nữa và thêm một quy tắc khác.
Bước 2: Chọn phạm vi ô và chọn tiêu chí là Là ngày hợp lệ.
MẶT HÀNG
Thêm quy tắc xác thực dữ liệu vào hàng này để có thể chọn một mục từ bảng mục.
Bước 1: Chuyển đến Xác thực dữ liệu và thêm một quy tắc khác.
Bước 2: Chọn ô mà bạn muốn thêm trình đơn thả xuống, trong trường hợp này là ô B13. Chọn các tiêu chí như Menu thả xuống (từ một phạm vi).
Bước 3: Chọn phạm vi là ITEMS!A2:A4 vì đây là phạm vi có tên mục.
Dưới đây là danh sách thả xuống sau khi được thêm vào:
Bước 6: Thêm Bảng Mục vào Bảng POS
Thêm bảng mục vào trang tính POS với các tiêu đề sau:
Bước 7: Tạo nút
Bây giờ, bạn sẽ tạo các nút và gán các chức năng từ Google Script để thực hiện một số hành động nhất định.
- Bên dưới Chèn, chọn vẽ, chọn biểu tượng góc xiên và vẽ một hình chữ nhật.
- Nhấp vào nó để nhập văn bản và gắn nhãn nút là “Tạo PO”. Sau khi gắn nhãn cho nút, hãy lưu và đóng menu bản vẽ.
- Bây giờ nút sẽ xuất hiện trên trang tính có liên quan và bạn có thể đặt nó ở bất cứ đâu bạn muốn.
Thực hiện theo các bước tương tự để tạo thêm hai nút gọi là Thông thoáng Và Thêm mục. Các Thông thoáng sẽ xóa mọi mục đã nhập trước đó trong bảng mục và Thêm mục nút sẽ thêm một mục mới vào bảng này.
Bước 8: Gán chức năng cho các nút
Để gán chức năng cho các nút này, bạn sẽ phải thêm tập lệnh Google Apps vào trang tính.
Từ tùy chọn Tiện ích mở rộng trong thanh menu, nhấp vào Tập lệnh ứng dụng. Đổi tên dự án của bạn thành “Purchase Order”.
Trong dự án mới, tạo một tệp và đặt tên cho nó đơn đặt hàng.gs. Sau đó, sao chép và dán mã (được viết bên dưới) vào tệp này và nhấn tùy chọn lưu từ thanh menu tập lệnh.
Đoạn mã sau chứa ba chức năng:
- thêm mục: Chức năng này thêm mục bạn đã chọn trong MẶT HÀNG danh sách thả xuống và số lượng đã nhập trong SỐ LƯỢNG hàng bên dưới nó, đến bảng mục.
- tạoPO: Hàm này tạo một đơn đặt hàng với các mặt hàng trong bảng mặt hàng và dữ liệu mà bạn đã thêm vào NHÀ CUNG CẤP, HÓA ĐƠN #, NGÀY GIAO HÀNG, GIAO HÀNG QUA, ĐIỀU KHOẢN và GIAO HÀNG @ XỬ LÝ hàng.
- Xóa các ô: Hàm này xóa tất cả các mục đã nhập trước đó khỏi bảng mục.
```
function
function getActiveSheet(sheetName) {
var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
return ss.getSheetByName(sheetName);
}
function findValue(sheet, value, columnIndex) {
var lastRow = sheet.getLastRow();
for (var i = 2; i <= lastRow; i++) {
if (value == sheet.getRange(i, columnIndex).getValue()) {
return i;
}
}
return null;
}
function addItem() {
var poSheet = getActiveSheet("POS");
var itemSheet = getActiveSheet("ITEMS");
var lastRowPO = poSheet.getLastRow() + 1;
var part = poSheet.getRange('B13').getValue();
var quantity = poSheet.getRange('B14').getValue();
var itemRow = findValue(itemSheet, part, 1);
var description = itemSheet.getRange(itemRow, 2).getValue();
var unitCost = itemSheet.getRange(itemRow, 3).getValue();
poSheet.getRange(lastRowPO, 1).setValue(part);
poSheet.getRange(lastRowPO, 2).setValue(description);
poSheet.getRange(lastRowPO, 3).setValue(quantity);
poSheet.getRange(lastRowPO, 4).setValue(unitCost).setNumberFormat("$#,###.00");
}
function clearCells() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("POS");
sheet.getRange("A17:D100").clearContent();
}
function createPO() {
var poSheet = getActiveSheet("POS");
var vendorSheet = getActiveSheet("VENDORS");
var settingSheet = getActiveSheet("SETTINGS");
var printSheet = getActiveSheet("PRINT PO");
var name = poSheet.getRange(6, 2).getValue();
var invoiceNumber = poSheet.getRange(7, 2).getValue();
var shipDate = poSheet.getRange(8, 2).getValue();
var shipVia = poSheet.getRange(9, 2).getValue();
var terms = poSheet.getRange(10, 2).getValue();
var shipAndHandle = poSheet.getRange(11, 2).getValue();
var poNumber = settingSheet.getRange(1, 2).getValue();
var nextPONumber = poNumber + 1;
settingSheet.getRange(1, 2).setValue(nextPONumber);
var vendorRow = findValue(vendorSheet, name, 1);
var companyName = vendorSheet.getRange(vendorRow, 2).getValue();
var streetAddress = vendorSheet.getRange(vendorRow, 3).getValue();
var city = vendorSheet.getRange(vendorRow, 4).getValue();
var state = vendorSheet.getRange(vendorRow, 5).getValue();
var zip = vendorSheet.getRange(vendorRow, 6).getValue();
var phoneNumber = vendorSheet.getRange(vendorRow, 7).getValue();
var email = vendorSheet.getRange(vendorRow, 8).getValue();
var taxRate = vendorSheet.getRange(vendorRow, 9).getValue();
var currentDate = new Date();
var currentMonth = currentDate.getMonth() + 1;
var currentYear = currentDate.getFullYear();
var date = currentMonth.toString() + '/' + currentDate.getDate().toString() + '/' + currentYear.toString();
var lastRowPrint = printSheet.getLastRow();
var rowCountToDelete = 0;
for (var i = 27; i <= lastRowPrint; i++) {
if (printSheet.getRange(i, 6).getValue() != 'Subtotal') {
rowCountToDelete++;
} else {
break;
}
}
}
```
Từ tệp tập lệnh mới mà bạn đã tạo, sao chép tên của từng chức năng và gán tên đó cho nút tương ứng của nó. Ví dụ:
- Chức năng Thêm mục nên được giao cho Thêm mục cái nút
- Chức năng tạoPo nên được giao cho Tạo PO cái nút
- Chức năng ClearCells nên được giao cho Thông thoáng cái nút
Vì Google Trang tính chỉ chấp nhận đối sánh chính xác để chạy tập lệnh nên bạn nên sao chép tên hàm từ chính tập lệnh đó.
Để gán chức năng/tập lệnh cho nút, hãy đưa con trỏ đến nút và nhấp vào ba dấu chấm ở góc trên cùng bên trái của nút. Từ đó, chọn Chỉ định một kịch bảnvà dán tên hàm mà bạn đã sao chép từ tập lệnh.
Ghi chú: Khi bạn bấm vào một nút lần đầu tiên, bạn sẽ được đưa qua một số biện pháp bảo mật. Các biện pháp an toàn này sẽ yêu cầu bạn cung cấp cho tập lệnh quyền truy cập vào Tài khoản Google của bạn. Khi bạn đã hoàn thành việc này, bạn sẽ có thể sử dụng tập lệnh mà không cần xác thực lại.
Bước 9: Nhấn nút Tạo PO
Khi bạn đã thêm tất cả các mặt hàng của nhà cung cấp, hãy nhấn nút Tạo PO và thao tác này sẽ tạo biểu mẫu Đơn đặt hàng Google Trang tính cho bạn!
Điều này có nghĩa là mẫu đơn đặt hàng đơn giản của bạn trong Google Trang tính hiện đã được sửa đổi để tạo tài liệu đơn đặt hàng đơn giản.
Biểu mẫu đặt hàng trên Google Trang tính của bạn sẽ trông như thế nào?
Sau khi bạn đã nhập tất cả các dữ liệu có liên quan và nhấp vào Tạo PO nút, đây là giao diện của biểu mẫu đặt hàng Google Trang tính của bạn:
Tài nguyên bổ sung
Ngoài mẫu đơn đặt hàng, doanh nghiệp của bạn có thể có các mặt hàng khác cần được theo dõi. Đối với các doanh nghiệp lớn và nhỏ, danh sách tài nguyên của chúng tôi sẽ giúp bạn thiết lập cơ chế theo dõi hoàn chỉnh trong Google Trang tính – cho mọi khía cạnh quan trọng trong doanh nghiệp của bạn:
Phần kết luận
Một hệ thống kiểm soát mua hàng chính thức có thể giúp ngăn ngừa các vấn đề về giao tiếp và sự kém hiệu quả của quy trình khác – nhưng bạn có thể cảm thấy quá tải khi thiết kế và triển khai một hệ thống từ đầu.
Truy cập mẫu
Cho dù bạn sử dụng các bước được phác thảo của chúng tôi hay sử dụng mẫu đơn đặt hàng miễn phí của chúng tôi, việc tạo đơn đặt hàng trong Google Trang tính chưa bao giờ dễ dàng hơn thế!
Có liên quan:
![Bảng tính theo dõi tài trợ miễn phí [Template + How To Use]](Untitled-88.png "Bảng tính theo dõi tài trợ miễn phí [Template + How To Use]")
![Nhập Excel vào Google Trang tính [Easy Step-by-Step Guide]](Untitled-39.png "Nhập Excel vào Google Trang tính [Easy Step-by-Step Guide]")
