Bảng tính theo dõi tài trợ miễn phí [Template + How To Use]

Việc theo dõi nhiều đơn xin tài trợ có thể rất lộn xộn vì bạn phải giải quyết các thời hạn và đề xuất. Bạn không chỉ nói chuyện với đại diện của tổ chức và yêu cầu họ chuyển tiền cho bạn — bạn thực sự phải trình bày cho họ lý do tại sao họ nên làm như vậy.

Tuy nhiên, việc theo dõi các đơn xin trợ cấp của bạn khá dễ dàng. Chỉ cần mở Bảng tính theo dõi tài trợ của chúng tôi trên một tab mới, chuyển đổi “Tạo một bản sao” và nhập thông tin chi tiết của bạn vào mẫu. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá một số mẹo để theo dõi các khoản trợ cấp của bạn, cách sử dụng mẫu của chúng tôi và cách tự tạo một mẫu nếu bạn muốn.

Truy cập mẫu

Lời khuyên về cách theo dõi các ứng dụng tài trợ của bạn

Cho dù bạn muốn sử dụng bộ đôi bút và giấy cổ điển để theo dõi các ứng dụng trợ cấp, bảng tính hay phần mềm theo dõi trợ cấp thuận tiện hơn, thì có một số phương pháp hay nhất mà bạn muốn làm theo. Dưới đây là một số trong số họ:

1. Có một bản ghi tập trung: Giữ các ứng dụng và đề xuất của bạn ở một nơi, chẳng hạn như bảng tính dựa trên đám mây. Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp và dễ dàng truy cập các chi tiết quan trọng của từng ứng dụng.
2. Đặt lời nhắc: Điều này cho phép bạn thực hiện các nhiệm vụ của mình đúng hạn, điều này rất quan trọng khi bạn cần gửi tài liệu cần thiết hoặc theo dõi trạng thái đơn đăng ký của mình.
3. Lưu bản sao của các ứng dụng của bạn: Việc có các bản sao của mọi thứ mà bạn đã gửi cho đơn xin trợ cấp của mình, chẳng hạn như các biểu mẫu và tài liệu hỗ trợ, cho phép bạn theo dõi và tham khảo các đơn đăng ký của mình.
4. Theo sát: Nếu bạn không thấy bất kỳ phản hồi nào về đơn xin tài trợ của mình, đừng ngần ngại liên hệ với tổ chức mà bạn đã đăng ký. Gửi email hoặc gọi cho người liên hệ của họ để biết về tình trạng hiện tại của ứng dụng của bạn.
5. Đánh giá thành công của bạn: Nhìn lại những lý do có thể khiến một nhà tài trợ trợ cấp nhất định từ chối đề xuất của bạn và nỗ lực cải thiện những lĩnh vực này.

Mẫu theo dõi tài trợ tốt nhất mà bạn có thể sử dụng miễn phí

Một trong những cách tốt nhất để theo dõi các yêu cầu tài trợ của bạn là sử dụng bảng tính tài trợ. Và nếu bạn chưa có bản sao mẫu của chúng tôi, bạn có thể lấy nó ở đây. Nó dựa trên Google Trang tính và có hai tab riêng biệt cho phép bạn sắp xếp chi tiết ứng dụng của mình và các nhà tài trợ tiềm năng tương ứng.

Nhưng mẫu này dành cho ai? Miễn là bạn là người làm việc với các dự án tài trợ phi lợi nhuận, dù là cá nhân hay đại diện tổ chức, bạn có thể thấy mình đang sử dụng bảng tính miễn phí của chúng tôi.

Truy cập mẫu

Thẻ ứng dụng

Khi mở mẫu của chúng tôi, bạn sẽ thấy các trường nơi bạn có thể nhập thông tin về đơn xin trợ cấp của mình, cùng với nhà tài trợ mà bạn đang cố gắng kết nối, thời hạn và các dữ liệu hữu ích khác. Dưới đây là bảng phân tích chi tiết hơn về tab này.

Cột A, B và C — Chi tiết ứng dụng chính

Đây là nơi bạn sẽ đặt thông tin chính về yêu cầu tài trợ của mình. Dưới “Ứng tuyển,” bạn sẽ muốn mô tả đề xuất của bạn là gì. Ngay bên cạnh đây là “Áp dụng cho” cột, nơi bạn đặt tổ chức mà bạn đã gửi đơn đăng ký.

Bạn có thể dễ dàng chọn tiến trình của mình dưới “Tình trạng ứng dụng” từ danh sách thả xuống mà chúng tôi đã tải sẵn cho bạn. Trong số các lựa chọn của bạn là trong tiến trình, vật bị loại bỏ, chưa giải quyếtVà tài trợ.

Cột D và E — Danh mục

Từ những cái tên “Loại dự án” Và “Loại ứng dụng,” thật dễ dàng để nói rằng đây là những cột giúp bạn dễ dàng xử lý các yêu cầu trợ cấp của mình. Trong phần đầu tiên, bạn có thể chỉ cần mô tả đơn xin tài trợ của mình bằng các cụm từ ngắn như mục đích giáo dục Và ổ đĩa môi trường để cung cấp cho họ một chủ đề ngắn gọn.

Trong khi đó, bạn có thể chọn loại tài liệu bạn đã gửi cho một tổ chức nhất định trong cột sau. Danh sách thả xuống đi kèm cho phép bạn chọn từ các loại ứng dụng phổ biến như phản hồi RFP, giấy khái niệm, thưVà báo cáo.

Cột F, G và H — Ngày

Các cột này sẽ trình bày chi tiết các ngày quan trọng liên quan đến khoản trợ cấp của bạn, đặc biệt là thời hạn và các bước tiếp theo bạn cần hoàn thành. Lưu ý rằng “Thời hạn” Và “Ngày gửi” các cột có xác thực dữ liệu — bạn không thể nhập các loại đầu vào khác ngoại trừ ngày tháng.

Cột I và J — Chi tiết Tài chính và Ghi chú

Các cột cuối cùng trong tab này sẽ dành cho khía cạnh tài chính của các yêu cầu tài trợ của bạn. Bạn có thể đặt ở đây số tiền bạn mong đợi so với số tiền thực tế bạn đã nhận được. Bên cạnh là “Ghi chú” phần, nơi bạn có thể đưa ra phản hồi từ tổ chức có thể đã từ chối đơn đăng ký của bạn và những thứ tương tự.

Tab nền tảng

Đây là một tab khác mà bạn có thể đưa thông tin chi tiết mà bạn có về các quỹ và tổ chức mà bạn đang giao dịch. Nó có bảy cột chứa thông tin chi tiết cơ bản về các tổ chức, địa chỉ liên hệ của họ và trạng thái đơn đăng ký của bạn.

Cột A, B và C — Thông tin chi tiết về nhà tài trợ

Ba cột đầu tiên cho phép bạn đặt tên của nền tảng, cùng với mô tả của họ và ứng dụng của bạn. Hãy lưu ý rằng, trong tab này, “Ứng tuyển” được tạo tự động dựa trên tên cơ sở bạn đã nhập vào cột A.

Cột D, E và F — Kênh liên hệ

Các trường này chỉ chứa tên của người đại diện của tổ chức, cùng với chi tiết liên hệ của họ. Cũng bao gồm trong phần này là trang web của tổ chức, bạn có thể để trống nếu không có.

Cột G — Trạng thái Ứng dụng

Phần cuối cùng của “Nền tảng” tab là “Trạng thái ứng dụng” cột. Mẫu của chúng tôi tự động truy xuất tiến trình hiện tại của ứng dụng của bạn từ tab khác và cột này chỉ phục vụ để liên tục hiển thị nó.

Tại sao nên sử dụng Bảng tính theo dõi tài trợ này

Khi xử lý vô số đơn xin tài trợ, việc trở thành nhóm một người có thể khó khăn. Đây là lúc bảng tính theo dõi trợ cấp của chúng tôi xuất hiện — bảng này dựa trên đám mây thông qua Google Trang tính, có nghĩa là bạn có thể dễ dàng chia sẻ nó với các thành viên khác trong nhóm để hợp tác.

Ngoài ra, mẫu của chúng tôi cũng được xây dựng với các công thức và các chức năng giúp bạn làm việc dễ dàng hơn một chút, cùng với các quy tắc xác thực dữ liệu và danh sách thả xuống để thuận tiện. Và điều tốt nhất về nó là nó miễn phí.

Mẫu quản lý tài trợ nên có gì?

Thực sự không có điểm chuẩn khi nói đến việc cấp bảng tính theo dõi, nhưng đây là một số điểm hay nên có trong một mẫu.

• Tên tổ chức tài trợ
• Cấp chi tiết như số tiền có sẵn và yêu cầu
• Thời hạn cấp và các bước quan trọng khác
• Trạng thái ứng dụng và các bước tiếp theo để hoàn thành
• Chi tiết ứng dụng như loại dự án
• phần ghi chú

Cách tạo Trình theo dõi tài trợ trong Google Trang tính

Nếu bạn quan tâm đến việc tạo trình theo dõi trợ cấp từ đầu để đảm bảo rằng mọi phần của nó đều được tùy chỉnh cho nhu cầu của bạn hoặc tổ chức của bạn, thì đây là một số bước bạn có thể làm theo.

1. Để bắt đầu, hãy truy cập Google Trang tính và tạo một trang tính mới “Trống” tờ giấy.

2. Tiếp theo, ở hàng trên cùng, tạo tiêu đề cột cho chi tiết ứng dụng, tên tổ chức, trạng thái cấp, thời hạn, số lượng yêu cầu và ghi chú.

3. Sau đó, nhấn Điều khiển + MỘTsau đó đi đến “Định dạng” > “Xen kẽ màu” để dễ dàng hiển thị trong bảng tính của bạn.

4. Cuối cùng, chọn chủ đề của bạn và nhấp vào “Xong.”

Đến lúc đó, bạn sẽ có bảng tính theo dõi trợ cấp đơn giản nhưng hiệu quả. Nếu bạn muốn kết hợp các tính năng nâng cao hơn như chức năng, xác thực dữ liệu và trình đơn thả xuống vào trình theo dõi của mình, hãy duyệt qua các khóa học Google Trang tính trực tuyến tại Udemy ngay hôm nay.

Suy nghĩ cuối cùng

Giám sát các ứng dụng trợ cấp dành cho mục đích lớn của bạn có thể dễ dàng bằng cách tải xuống bảng tính theo dõi trợ cấp miễn phí của chúng tôi. Để xem thêm các mẫu này, đừng quên duyệt qua các blog khác của chúng tôi.

Có liên quan: